転職する際には、退職時・入職時に以下の手続きと必要書類を用意します。
本記事では、スムーズに転職を進めるために事前に準備をしておく必要書類をご紹介します。
【退職時】提出・返却する書類
1.退職届・退職願
退職する旨を勤務先に届けるための届出書です。「退職届」と「退職願」は、退職の意思を会社に伝えるために提出する書類ですが、微妙に異なる点があります。
退職届
「退職届」は、退職する旨を明確にするための届出書です。定型書式があり、必要事項を記入して提出します。退職届を提出した時点で退職が成立します。また、法律的には労働基準法によって、退職届は退職のために提出しなければならない書類の一つです。
退職願
「退職願」は、退職する意思を伝えるために書面で提出するものですが、退職届とは異なり定型書式がなく、自由に書式を作成できます。また、退職願いが提出されたからといって退職が成立するわけではありません。勤務先が承認しなければ、退職は成立しません。
2.労働契約書
雇用契約書や労働契約書など、雇用関係に関する契約書です。勤務先が保管している場合が多いですが、確認しておくと良いでしょう。
3.健康保険証（被保険者証）
通常、社会保険や健康保険に加入している場合が多いため、保険証を返却する必要があります。加入者が企業を退職した時点で脱退し、転職先の健康保険に新たに加入します。
退職する際には、保険証を忘れずに会社に返却するようにしましょう。保険証を紛失してしまった場合には、早めに所属する健康保険組合や社会保険事務所に連絡し、再発行の手続きを行う必要があります。有休消化などで最終出社日に直接返却できない場合は、後日郵送で返却します。
3.社員証・制服
社員証や社員バッジ、勤務先の身分証明書、貸与されていた制服も一緒に退職時に返却する必要があります。
4.社内備品
勤務先が貸与した備品や機器などは、退職時に返却する必要があります。例えば、パソコンや社用携帯電話などの電子機器類があげ挙げられますが、充電コードなど一式そろえた状態で返却します。
5.社内文書
業務に関連する書類やファイル、プロジェクト関連の資料など、勤務先で保管されている書類は退職時に返却する必要があります。自身で保管をしたり外部へ持ち出すことで罰則されることもありますのできちんと返却しましょう。
以上が、退職時に必要な書類や返却するものになります。退職する前に、確認しておくことで、円滑な退職手続きを行うことができます。
【退職時】受け取る書類
1.雇用保険被保険者証
雇用保険に加入していることを証明する書類です。
転職の際には再就職先への提出が求められます。入社後に交付されたものを自身で保管するケースと、勤務先が保管しているケースがありますが、在職中は勤務先が管理していることが多いので、退職時には必ず受け取るようにしましょう。
2.年金手帳・基礎年金番号通知書
公的年金制度の加入者一人一人に交付される手帳です。手帳には加入者の基礎年金番号や、年金に関する情報が記載してあります。
基礎年金番号は、国民年金や厚生年金保険など全ての公的年金制度で共通して使われるもので、一生涯に渡って有効です。転職で加入する年金が変わったとしても、この基礎年金番号は変わりませんので、会社で管理されている場合は退職時に必ず受け取りましょう。
3.源泉徴収票
会社から受け取った給与の総額や、会社が代わりに納めてくれた税金や社会保険料などの所得税額が明記された書類のことです。1月1日から12月31日までの1年間分の支払い内容が記載されています。
4.離職票
離職したことを証明する公的な書類です。雇用保険法で、退職日の翌日から10日以内に前職の勤務先が発行のための手続きを行うので、基本的には退職してから2週間程度で退職者の手元に届きます。
5.健康保険・厚生年金保険の資格喪失証明書
転職先の社会保険へ加入する際、また国民健康保険などへの加入の際に必要となるます。
退職した会社で加入していた健康保険を脱退した証明であり、新たに健康保険に加入する際には必ず提示が求められます。
6.退職証明書
勤務先が退職する従業員に対して「当該従業員が確かに退職したこと」を証明する書類です。従業員からの希望がない場合は発行の必要がないものなので、必要な場合は勤務先に発行を依頼しましょう。
【転職入職時】提出する書類
1.年金手帳
転職先で厚生年金に加入する手続きを行ってもらいます。
転職後に個人事業主になる場合や、転職先が決まっていない場合、転職先が株式会社などの法人でも離職期間があり入社日が退職日の翌月以降の場合は、国民年金への切り替えが必要です。退職日の翌日から14日以内に住んでいる市区町村の役所・役場の国民年金担当窓口で手続きをしなければなりません。
2.雇用保険被保険者証
雇用保険に加入する手続きに必要です。
転職先に一度提出し、その後は自分で保管するのが一般的です。被保険者番号でも手続きは可能なので、転職先に確認しましょう。
3.源泉徴収票
年内に転職した場合、転職先での年末調整に使用するため、年末調整を行う時期に間に合うように提出します。年をまたいで転職した場合は、一般的には提出を求められません。
4.健康保険扶養者異動届
扶養家族がいる方は、転職先企業の健康保険に加入手続きをしてもらうため提出が必要です。転職先から用紙を受け取り、必要事項を記入して提出します。被扶養者全員のマイナンバーも必要なので注意しましょう。
5.扶養控除等（異動）申告書
給与所得の源泉徴収額を計算するために必要な書類です。扶養控除や配偶者控除など、控除を受けるのに必要な書類です。扶養家族の有無に関わらず提出します。
6.給与振込先届出書
給与の振込に使用する口座番号などを記載する書類です。勤務先に指定された用紙に必要事項を記入して提出します。
7.健康診断書(企業によって)
入社前に健康診断結果の提出を求める企業もあります。
まとめ
以上が転職の際、退職時・入職時に必要な手続きと書類になります。
もしも転職先に書類の提出が間に合わないと分かった場合には、すみやかに転職先の担当者に事情を説明し、指示を仰ぎましょう。提出できそうな大体のスケジュールまで伝えることが大切です。
書類関係は時間がかかるものも多いので、気持ちに余裕を持って入社日を迎えるために、事前にやっておくべきことのチェックリストを作成するのもオススメです。
最後までお読みいただき、どうもありがとうございました。